El correo electrónico se ha convertido en una de las actividades diarias a las que más tiempo dedicamos y donde tenemos que ser ágiles, eficaces y productivos. No trabajamos un sistema sólido para responder nuestros correos y sobretodo no calibramos el impacto que esto tiene en nuestra productividad diaria.
¿Eres consciente del tiempo que le dedicas al correo electrónico cada día? ¿Lo estas gestionando bien? ¿Podríamos reducir el tiempo? ¿Podríamos ser más productivos? Seguro que sí, siempre se puede mejorar.
Os damos algunas ideas para mejorar estos procesos. Nosotros las estamos siguiendo y los resultados son sorprendentes.
- Fija horas concretas para revisar, leer y procesar
Tanto si recibes muchos mensajes al día como si no, una buena fórmula es la de fijarte unos momentos concretos al día para leer y revisar el correo electrónico.
Ten en cuenta que revisarlo a cada momento es improductivo y rompe el ritmo de trabajo cada dos por tres.
- Clasifica con reglas o filtros automáticamente
Un porcentaje alto de nuestros correos son previsibles: notificaciones de una red social, boletines, ofertas, … Dejemos que nuestra aplicación de correo nos ayude y adelante trabajo mecánico y sin valor. Te permite clasificar en carpetas o etiquetar correos.
Te sorprenderá el tiempo que ahorra.
- Vacía por completo tu Buzón de Entrada
Es la norma básica de este sistema y la que más nos gusta. Cuando te pongas a procesar los mensajes, en el momento que hayas decidido, hazlo hasta el final y no dejes ninguno en el buzón de entrada.
Todos los mensajes deben estar revisados, esto no quiere decir que todos tengan que estar solucionados, pero si procesados.
Necesitamos tener nuestra bandeja de entrada vacía para poder pensar con claridad.
- Utiliza las 3 carpetas de gestión
- @Acción. Son mensajes que tengo que contestar, reenviar o atender y que requieren de mi algo, una acción: buscar una información, adjuntar un documento que tengo que terminar, etc.
- @Espera. Correos importantes sobre los que tendrás que volver próximamente que “esperan” algo de otra persona: unas cifras, un documento, etc.
- @Archivo. Todo aquello que ya se ha completado, que has revisado y que quieres almacenar para futuras referencias o consultas.
No confundamos la carpeta @Archivo con la papelera. Mucha gente la utiliza de esta manera, pero no lo recomendamos. Una papelera es un repositorio de elementos eliminados y conocemos casos de gente que ha perdido este correo por una diferencia de criterio sobre que es la papelera.
- Utiliza la técnica de la “vista rápida”
Funciona muy bien y nos permite ser rápidos al procesar. Primero haz una lectura rápida de los destinatarios y asuntos de los correos para ver si realmente hay alguna cosa importante y urgente. Después vuelve a empezar y ordena todo aquello que no se haya hecho de manera automática con las reglas y filtros.
- ¿Puedo contestarlo en un minuto?
Si puedes contestar en un minuto, hazlo, justo en ese momento y “quítatelo de encima”. Si requiere una respuesta más elaborada o que necesita información complementaria, envíalo a @Acción y si requiere la intervención de otra persona lo puedes enviar a @Espera. Si ya lo has leído y no has de hacer nada con él o la tarea o el asunto está terminados, puedes guardarlo en @Archivo.
- Utiliza respuestas cortas, directas y precisas
Es una cosa que solemos olvidar con facilidad, y que tiene mucho a ver con el valor que damos a nuestro tiempo y sobre todo al de la otra persona. Si lo valoras de verdad, sé breve en las respuestas, utiliza pocas frases pero que sean directas, ve al grano.
Muchas veces nuestras contestaciones son imprecisas y obligan a la otra persona a enviarnos un nuevo correo para aclarar o preguntar. Una cosa que se podría haber aclarado en un mensaje requiere cuatro o cinco.
Sé preciso y efectico y cierra la posibilidad de la llegada de más mensajes.
- Cuida el “Asunto” del mensaje
Generalmente prestamos poca atención a este detalle y en más de una ocasión resulta determinante si estamos buscando una rápida respuesta. Procura que sea directo, breve y muy preciso. Esto ayudará a la otra persona a identificarlo y tratarlo en su justa medida.
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