Los sistemas de planificación de recursos empresariales o ERP son sistemas de gestión integral de los procesos de negocio de la empresa.
1.- Diagnóstico, objetivos y liderazgo
Deberemos analizar nuestra actual situación de negocio en todos sus procesos, con la mayor objetividad posible. No es un proceso de autocomplacencia, ni dar por sentado ni siquiera aquello que pensamos que hacemos de forma correcta.
Tendremos pues, que ver con mirada crítica todos los métodos que utilizamos en la gestión de nuestra empresa, ver todos ellos como un ecosistema integrado y tener muy claras que áreas son en las que deseamos mejorar, tanto sea ventas, compras, atención al cliente, gestión de almacén, procesos de facturación, sistemas de distribución, etc.
Es este un análisis importantísimo en el que debemos desterrar ideas preconcebidas, no dar nada por sentado y, ni mucho menos, caer en el convencimiento de que “eso, precisamente eso, lo hacemos muy bien”. Si empezamos por engañarnos a nosotros mismos, empezaremos muy mal.
Crear una hoja de ruta antes de implantar un ERP nos ayudará a tomar la decisión correcta:
- Situación actual
- Requerimientos técnicos
- Definición de objetivos
Una vez finalizado esto, deberemos definir qué objetivos queremos conseguir. Puede ser desde aumentar nuestra ratio de ventas, reducir costes, mejorar las comunicaciones con nuestras delegaciones, aumentar la productividad. A todos y cada uno de los objetivos deberemos determinar el alcance del cambio que queremos llevar a cabo y los recursos y tiempo que pretendemos destinar al proceso.
De esta manera habremos cubierto satisfactoriamente la etapa crítica para la elección de nuestro futuro ERP. Sin olvidar un aspecto importante. Y es que esta decisión debe ser avalada, impulsada y apoyada desde la propia dirección de la empresa, la cuál debe elegir a un responsable de proyecto que se encargue de generar sinergias, unificar esfuerzos y llevar un seguimiento directo de todo el proceso que evite desviaciones, corrija y lidere todo el proceso de implantación y puesta en marcha.
Objetivos principales de un ERP:
- Optimización de los procesos empresariales
- Acceso a la información
- Facilitar la toma de decisiones
2.- La elección del fabricante
Al implantar un ERP estamos adquiriendo un vínculo con el fabricante, por lo que su reputación será un factor clave en la decisión de compra
Es crucial la elección del fabricante de ERP, pero ¿Qué criterios podemos utilizar? Estos pueden ser variados en función de la tecnología, de las necesidades que queremos cubrir y, por supuesto, el precio, si este consideramos que es importante. Valga decir que en el mercado ERP conviven fabricantes de todo tipo y condición, con diferentes tipologías de comercialización y modelos de negocio. Los parámetros que podemos utilizar para una correcta elección del fabricante son muchos, pero nos gustaría destacar cinco factores de la máxima importancia.
El primero es la “importancia relativa del fabricante”. Con ello nos referimos a que deberemos valorar que la adquisición que realicemos tenga un recorrido de futuro. En esta línea es importante conocer la inversión del fabricante en I+D para asegurar la evolución del ERP, tanto en tecnología, como en funcionalidades y su rapidez en incorporar cambios normativos y legales a su solución de gestión. En definitiva, conocer de antemano la vida útil de la solución que vamos a implantar.
5 factores para la elección de compra:
- Reputación del fabricante
- Escalabilidad · Coste del producto
- Política de mantenimiento
- Atención al cliente
- Solidez empresarial del fabricante
El segundo se refiere a la escalabilidad. Muy relacionado con la vida útil del producto. Cuando nos referimos a escalabilidad lo hacemos pensando en la posibilidad que tenemos de aumentar las funcionalidades de la aplicación a medida que se nos generen mayores necesidades. En este sentido, deberemos analizar tanto las gamas de ERP que nos presenta como si el cambio de gama nos respeta la inversión ya realizada o supone una nueva compra de producto.
El tercero es el coste real del producto. Con ello nos referimos a conocer el precio básico del producto, los costes por licencia o por pago de uso, en función de la modalidad de ERP por la que optemos, así como los denominados “costes ocultos”, como son consultoría, necesidades de programación a medida, costes de formación, etc.
El cuarto factor que podemos analizar es la política de mantenimiento y atención al cliente. En este sentido supone siempre un coste fijo y recurrente. Deberemos valorar el coste anual en comparación al precio del producto, pero también la calidad del servicio de atención al cliente frente a incidencias que se pueden producir, especialmente en los primeros pasos de puesta en marcha, y si cubre y asegura revisiones y actualizaciones, bien periódicas o por cambios normativos.
El quinto factor se refiere a la solidez empresarial del fabricante, su capacidad de cobertura bien directamente o a través de un canal de distribuidores certificados, su trayectoria y experiencia en el sector y su capacidad económica y en recursos para seguir existiendo en el mercado a largo plazo.
Para medir la reputación de un fabricante nos fijaremos en:
- Número de instalaciones
- Comunidad de profesionales
- Número de versiones o revisiones
- Años de permanencia en el mercado
3.- La implantación: proceso crítico
Recordemos algo muy importante: No podemos permitirnos paralizar la normal actividad de la empresa por un proceso de implantación que puede durar un periodo de tiempo más o menos largo en función del producto elegido, las necesidades a cubrir y el coste que puede suponer la migración de datos (proceso crítico allá donde los haya).
Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difíciles de implantar debido a la parametrización a las necesidades de la empresa
Por esa razón es imprescindible que la empresa nombre a un responsable del proyecto, preferentemente que pertenezca a la alta dirección de la empresa y que posea una visión global de todos los procesos de negocio a los que afectará la instalación del ERP.
Su tarea será que se realicen los cambios de forma ordenada, bajo un perfecto control y que testee cada una de las fases de implantación, para corregir errores, desviaciones y, si eso se produce, también que evalue el coste y profundidad de las rectificaciones que puedan producirse en cada fase.
Previamente habrá que tener previstas las necesidades, los recursos y los servicios que se van a precisar para acometer la implantación y tenerlo previsto cuando esta se produzca. En este momento es importantísima la colaboración estrecha con el distribuidor o el equipo que va a realizar la implantación, que aportaran la visión técnica y la experiencia en estos procesos para que todo se produzca con la mayor normalidad posible.
De forma paralela no podemos olvidar a las personas que se verán afectadas por el proceso. En esta línea el convencer las resistencias al cambio, involucrarlos material y emocionalmente en el proceso puede facilitar tremendamente los pequeños escollos que se pueden producir. El “vender” el proceso de forma positiva es una de las mayores responsabilidades del responsable del proyecto.
No hay recetas mágicas para implantaciones exitosas, solamente:
- El trabajo bien hecho
- Una correcta metodología
- Observar aspectos que deben cuidarse antes y durante el proceso de implantación
4.- La adaptación al cambio
La implantación de un ERP en la empresa, no es únicamente una adaptación tecnológica para procesar información. También puede suponer una auténtica revolución en los procesos de negocio que aplicábamos hasta el momento y un proceso de reconversión del personal de la empresa.
Mientras dura el proceso de implantación deberemos tener previsto un plan de formación para el personal que deba utilizar la aplicación y, por otro lado, un procedimiento de adaptación progresiva de los antiguos procedimientos utilizados a los nuevos: Deberemos asumir que tenemos que cambiar, adaptarnos al nuevo entorno.
Una vez implementado se espera que el ERP acompañe a la empresa a crecer en sus proyectos, planes y objetivos de negocio.
La implicación del personal es básica para asegurarnos que la implantación del ERP sea un éxito
El plan de formación al personal debe realizarse con tiempo de antelación y, si puede ser, debe prolongarse hasta que la implantación ya esté realizada y a pleno funcionamiento. Esto nos permitirá combinar la teoría formativa con la práctica real, con lo que conseguiremos mejores resultados. Esto tan obvio, tiene su importancia. Si entre la formación y la aplicación de los conocimientos adquiridos pasa un periodo de tiempo relativamente largo, probablemente tengamos que incrementar los costes de formación para refrescar los conocimientos.
Por ello es conveniente que el proceso de formación sea continuado y sobre la experiencia real. Ello permitirá que el personal aplique de forma inmediata los conocimientos teóricos y pueda, sobre el modelo real, expresar dudas, aplicar métodos y tener el apoyo de la consultoría encargada de la formación.
Recordemos que la implicación del personal es básica para asegurarnos que la implantación del ERP no únicamente sea un éxito a nivel técnico, sino que podamos obtener el máximo partido de sus funcionalidades y las ventajas competitivas que nos pueda aportar.
Por otro lado, es la empresa como entidad global la que deberá cambiar sus procedimientos de forma progresiva; sin prisa pero sin pausa. En el proceso de aprendizaje de los empleados estos tendrán que familiarizarse con las nuevas formas de trabajar, pero sin perder productividad. Para ello es fundamental establecer fases de adaptación muy concretas hasta que se produzca la sustitución definitiva.
5.- Análisis de resultados y plan de futuro
Una vez ya tengamos completamente realizada la implantación de un ERP, llegó el momento de analizar los resultados obtenidos. Pensemos que estos no se dan de forma inmediata. Existe una curva de aprendizaje del personal involucrado y ajustes de pequeñas disfunciones que se descubren cuando nuestro ERP ya es plenamente operativo.
Es importante encontrar el equilibrio entre un ERP tan simple que quede obsoleto al poco tiempo y un ERP tan complejo para la organización que no se aproveche al 100% su funcionalidad
En Apen somos especialistas en la implantación y el mantenimiento de equipos informáticos, aportando soluciones para la gestión de las empresas con el objetivo de mejorar la capacidad competitiva de nuestros clientes.
