Consejos para reuniones online efectivas y productivas

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El Covid-19 cambió la forma en la que trabajamos. Las reuniones de trabajo se han sustituido por citas online. Sin embargo, esto tiene sus pros y sus contras. El objetivo será siempre mantener reuniones estructuradas que eviten retrasos en la productividad. Además todos los participantes deben estar atentos y valorando el tiempo del grupo.

Ante esta nueva realidad te traemos los mejores consejos para reuniones online que aumenten la productividad del grupo:

  • Mantenga a los participantes comprometidos: entre los consejos para reuniones online debemos recordar que lo más importante es que todos los participantes estén comprometidos al 100%.  Consulte las opiniones del grupo y de espacio para la participación organizada.
  • Tenga una agenda clara: Una reunión con un propósito vago a menudo genera confusión y una gran cantidad de tiempo perdido. Uno de los consejos para reuniones online más importantes es reconocer e informar los objetivos del encuentro. Nunca organice una reunión en línea sin una agenda clara. Para facilitar las cosas a todos, prepare una agenda formal con todos los temas clave que se debatirán en la reunión y ordénelos de acuerdo con sus necesidades. También mencione claramente qué papel espera de cada participante en la reunión. Envíe esta agenda al menos 24 horas antes de la reunión y solicite el reconocimiento de todos los participantes. Además, configure recordatorios automáticos de reuniones con Google Calendar.
  • Designe un moderador de la reunión: Es casi seguro que una reunión sin un moderador se desvíe. Al nombrar a un moderador, le otorga a esa persona la autoridad para controlar los procedimientos. Nadie puede hablar sin el permiso del moderador, y el moderador es quien mantiene a todos enfocados en el tema. Esto es particularmente importante en las reuniones en línea, ya que existe una alta probabilidad de falta de comunicación debido a la conectividad a Internet y problemas de calidad de audio o video. Este consejo para reuniones online no busca la poca participación, al contrario, que todas las opiniones sean escuchadas y respetadas.
  • Preparación ante todo: un consejo para reuniones online muy sencillo de aplicar y que puede marcar una gran diferencia es el pedir a todos los participantes que reinicien sus ordenadores al menos 20 minutos antes de que comience la reunión. Todos deben asegurarse de que la cámara y el micrófono funcionen
  • Establezca límites de tiempo: Limitar el tiempo de sus reuniones puede aumentar significativamente su productividad y ayudarlo a extraer mucho más valor en el tiempo limitado que tiene. Por ejemplo, puede establecer la duración de la reunión en 30 minutos y asignar 10 minutos a cada uno de los puntos de la agenda. De esta forma, los participantes se mantendrán concentrados y la reunión no se desviará.
  • Eliminar las distracciones: un excelente consejo para reuniones online es el disminuir o eliminar cualquier elemento que pueda causar distracción.  Las distracciones pueden causar fácilmente problemas de comunicación en las reuniones online. Para evitarlos, asegúrese de que todos sus participantes estén sentados en una sala cerrada y bien iluminada con un fondo claro. Además, es mejor usar auriculares y un micrófono de cuello en lugar del micrófono de su computadora portátil para garantizar una comunicación clara.
  • Culmine con objetivos claros de acción: Muchas reuniones de equipos de trabajo terminan con promesas vagas y sin acciones claras. Uno de los consejos para reuniones online es que el moderador sea el encargado de extraer elementos de acción para cada uno de los puntos de la agenda y obtener el reconocimiento de todos los participantes. La regla clave es identificar un elemento de acción, asignarlo a una persona y acordar una fecha límite. Sin estas tres cosas, ningún elemento de acción se puede rastrear de manera efectiva y por tanto no se asegura la productividad del equipo.
  • Comparta notas de la reunión: Una vez que concluya su reunión online, asegúrese de que se envíe a los participantes un resumen de todas las notas de la reunión. Enumere los puntos de acción identificados para cada ítem de la agenda junto con el nombre de la persona responsable de su entrega. Pida a todos los participantes que reconozcan las notas de la reunión y confirmen su comprensión y pregunte en caso de que exista alguna duda

Las reuniones a distancia parecen difíciles de administrar, pero siguiendo estos consejos para reuniones online, con preparación anticipada y estructura, estos momentos serán espacios para la eficiencia. Independientemente de que esta sea una acción necesaria por la pandemia, las reuniones online serán cada vez más populares, logrando conectar a las partes interesadas en un acuerdo, a los empleados de una empresa o a los participantes de un proyecto.