Muchas veces, las empresas pequeñas no son tan eficientes como se proponen por falta de organización. Entre las obligaciones del día a día, la administración, la organización de los empleados, divisiones de las tareas… gran parte de la jornada se utiliza haciendo estas tareas y se reduce la productividad del negocio. Por esto, la organización de las pequeñas empresas es fundamental. Desde las pequeñas tareas, hasta las metas a largo plazo, no se puede dejar ningún detalle a la suerte.
Por eso la organización de empresas pequeñas debe incluir desde la organización de las responsabilidades hasta el orden en los espacios.
Responsabilidades y equipo
La organización de empresas pequeñas debe incluir una correcta división de las responsabilidades. También, esto debe ser claro y de conocimiento para todo el equipo. Para crecer a una empresa sin caos debes asegurarte que el camino y el crecimiento sea organizado.
La responsabilidad tiene un papel vital en el crecimiento de las empresas, en la formación de un buen equipo y evitar cometer errores. El tener responsabilidades claras hará que el trabajo sea más eficiente, cada trabajador puede dedicarse a su tarea y elimina confusiones.
La tecnología es importante
Cuando hablamos de la organización de empresas pequeñas tenemos que utilizar la mayor cantidad de herramientas posibles para facilitar las tareas y una de los primeros pasos es el uso inteligente de la tecnología. La implementación de un plan en donde se utilicen herramientas digitales para la división y notificación de las tareas entre el equipo o el monitoreo del trabajo hará que cada trabajador sea más organizado y se dedique más tiempo a lo más importante, el desarrollo de planes para el crecimiento a largo plazo.
La idea es crear flujos de trabajos optimatizados para reducir los tiempos, mejorar la precisión y aumentar la productividad. Por ejemplo, puedes usar la nube para subir documentos y que todos los trabajadores puedan tener acceso de forma inmediata.
Recuerda que necesitas control y seguridad en el manejo de la seguridad digital y la administración de las contraseñas. Este punto es fundamental para la protección de todas las transacciones de la empresa.
Siempre debe dedicar tiempo al cifrado de los archivos importantes para evitar la fuga de información y en general el cuidado y la seguridad digital en todos los procesos.
Automatización es la solución
Dentro de la organización de pequeñas empresas, el tiempo, los recursos y el talento humano es limitado, por esto debes usarlo al máximo. Una de las mejores estrategias es automatizar el flujo de las tareas repetitivas. Esto hará que se ahorre tiempo, se mejore la precisión y la atención del equipo estará orientado hacia las tareas importantes y el crecimiento futuro del negocio.
La automatización de las tareas mecánicas también evitará que los miembros del equipo no se cansen de realizar tareas redundantes que pueden ser manejadas por máquinas u ordenadores. Además de ser un ahorro para la empresa en términos de pagos y una ganancia al hablar del tiempo de los trabajadores y sus talentos.
La organización de empresas pequeñas puede basarse en aplicaciones o herramientas de automatización y gestión centralizada, agilizar el flujo de trabajo, ahorrar tiempo al hacer mejor uso de la mano de obra.
La organización de espacios
En la organización de empresas pequeñas es necesario también tener en cuenta los espacios. Muchas veces el trabajo se reduce a espacios reducidos por lo que tenemos que aplicar ciertas estrategias para mejorar las jornadas de trabajo.
Estas son las mejores estrategias en espacios para la organización de empresas pequeñas:
- Aprovecha la luz natural: para que un espacio se vea más amplio se puede utilizar la luz natural, lo que ayudará a la organización de empresas pequeñas. Utilice cortinas claras, espejos y colores claros en los espacios de trabajo.
- Dividir de forma inteligente: en la organización de empresas pequeñas es importante separar los espacios según las tareas, pero esto se debe lograr sin perder espacio o luz, lo que no es tarea sencilla. Para dividir los ambientes se pueden utilizar alternativas prácticas como paneles divisorios transparentes, puertas corredizas y tabiques de mediana altura.
- Espacios multiusos: con poco espacio, es necesario en la organización de empresas pequeñas aprovechar todos los rincones. Elige mobiliario variados y adaptables a distintos usos, por ejemplo se puede elegir una mesa que puede ser usada como escritorio individual, hacer reuniones o ser el espacio para los breaks, otra opción es un sillón de ruedas que puede funcionar como un lugar de descanso o como una silla extra durante las reuniones de equipo.
- No olvides el baño y la cocina: estos dos espacios son necesarios y deben ser cómodos, pero a la vez pueden funcionar para almacenar cosas y descongestionar la oficina sin perder funcionalidad. Poe ejemplo se pueden usar estantes, cajoneras y otros espacios para guardar cosas que no son necesarias en todo momento pero que se necesitan tener.
