Gracias a la tecnología y en un mundo en donde es cada día más común el trabajo a distancia o con freelancers, las reuniones a distancia son cada vez más populares. Ya sea para determinar una estrategia de trabajo con tus empleados, conocer a un nuevo cliente o presentarte ante algún nuevo inversor, las reuniones a distancia son necesarias en cualquier tipo de negocio.
Por esto, debes estar preparado para utilizar las mejores herramientas y estrategias para que tus reuniones a distancia sean profesionales, asertivas y de mucho provecho para tu negocio.
Las ventajas de las reuniones a distancia
Existen múltiples ventajas que dan las reuniones a distancia y por lo que han captado la atención incluso de las empresas más importantes de todos los mercados. Seas jefe en un gran y consolidado negocio o aún te encuentres empezando este camino, las reuniones a distancia serán un factor común. Con ellas, te podrás reunir con potenciales clientes u otros profesionales sin moverte de tu oficina.
Por esto, las reuniones a distancia representan una reducción de costos, al tomar en cuenta los desplazamientos. No necesitarás los recursos ni el tiempo para desplazarte, lo cual es un punto positivo invaluable.
También esto permite aumentar el número de reuniones posibles en un determinado periodo de tiempo, agilizando el trabajo.
Las reuniones a distancia se han convertido, por otro lado, en una herramienta fundamental al hablar del seguimiento de un proyecto. Por ejemplo, gracias a las reuniones a distancia podemos hablar de forma frecuente con el cliente, el seguimiento puede ser más adecuado y la cercanía es más beneficiosas. En definitiva, es una excelente herramienta si buscamos aumentar la satisfacción del cliente.
Algo parecido ocurre si hablamos de los profesionales con los que trabajamos. Aquellos que trabajen en otros lugares que no sean la sede central pueden tener la posibilidad de estar presentes “virtualmente” gracias a las reuniones a distancia. Esto genera una mejor relación profesional y un mejor seguimiento de los proyectos. También le da la posibilidad a las personas a cargo de seguir en constante y adecuada comunicación incluso cuando se encuentren en algún viaje de trabajo o, simplemente, fuera de la oficina.
Estas reuniones a distancia benefician la toma de decisiones, en especial aquellas en donde tienen que intervenir varios trabajadores o socios. Con las reuniones a distancia puedes tener en un mismo “espacio virtual” a varias personas, sin pensar en los desplazamientos o la dificultad de afectar sus agendas.
Recomendaciones para tener reuniones a distancia efectivas
Sin embargo, existen distintas pautas a seguir para que tus reuniones a distancia sean exitosas. Por ejemplo, debes definir la hora de inicio y fin y, si eres el organizador, llevar un control de las personas que deben estar presentes. También debes informar con anticipación como se hará el encuentro (que plataforma se utilizará y la información necesaria para acceder, que puede ser un link el nombre de usuario, etc).
También debes establecer un “orden del día” para la reunión a distancia y si debes presentar algún documento, súbelo antes de la reunión. Pide a los participantes que se conecten unos tres minutos antes de la hora acordada para que se pueda solventar cualquier dificultad técnica si llegara a ocurrir.
Recuerda prestar la máxima atención. Es el momento de conversar, deja a un lado el correo, el Twitter, etc… Recuerda la importancia del encuentro y cierra todas las aplicaciones que no sean necesarias en ese momento.
Toma nota de la información que necesites recordar, utiliza frases breves y establece a una persona como coordinador o moderador. Las reuniones a distancia no deben ser tan extensas, llegando a un máximo de 25 o 30 minutos.
Luego del encuentro, para establecer los puntos acordados en las reuniones a distancia, puedes enviar un correo electrónico en donde se haga un resumen de los puntos acordados: las tareas que se realizarán, el tiempo en el que se realizarán y las personas a cargo. Recuerda que el fin último de la reunión es que se lleguen a acciones concretas. Envía el mail y pregunta si existe alguna duda sobre el trabajo a realizar.
¿Cómo realizo las reuniones a distancia?
En la actualidad existen muchas plataformas para realizar reuniones a distancia, por lo que el escoger una u otra dependerá de tus necesidades.
Una herramienta muy efectiva para las reuniones a distancia es el Hangouts de Google. Cuenta con una app propia y te da la opción de hacer un resumen de los registros de las reuniones realizadas.
Una opción muy común es Skype, una de las pioneras en comunicaciones online y referente en el sector. Es una de las favoritas entre las grandes empresas al realizar reuniones a distancia ya que tienen una interfaz sencilla, es multidispositivo, tiene una alta calidad de audio y video y permite compartir contenidos entre los participantes.
