Los mejores tips para organizar una empresa pequeña de forma eficiente

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La productividad suele ser un gran problema en las empresas pequeñas. El organizar una empresa pequeña de forma eficiente se puede convertir en todo un reto. Sin embargo, si no se toman medidas para solventar este problema, puede poner en peligro el negocio.

El 83 por ciento de los propietarios de pequeñas empresas cree que tener una empresa organizada es una parte vital de su negocio y el 63 por ciento cree que la organización se correlaciona con la rentabilidad de su negocio.

Además, al no poder organizar una empresa pequeña de forma exitosa, el disminuye su concentración y agota sus fuerzas.

Ante esto, te traemos unos buenos tips para organizar una empresa pequeña de forma exitosa.

  1. El entorno es importante: ¿No te parece genial mirar tu espacio de trabajo y ver todo organizado, ordenado y listo para funcionar? Si no recuerdas la última vez que te sentiste así, es hora de hacer una pequeña limpieza. Se ha demostrado que el entorno de trabajo tiene un impacto directo en la productividad. Investigadores del Instituto de Neurociencia de la Universidad de Princeton encontraron que el caos puede infringir la capacidad de concentrarse en un trabajo. Por esto, al organizar una empresa pequeña, todo el equipo debe comprometerse a mantener un espacio organizado y limpio. Ordena el escritorio de tu computadora. Una pantalla de computadora limpia puede ayudarlo a sentirse motivado y creativo. Tómese unos minutos cada semana para eliminar los archivos innecesarios y coloque los nuevos en carpetas relevantes. Dígale adiós al papel y elimine sus archivadores desbordados escaneando sus documentos. Establece un espacio para todo y llega a un acuerdo en los espacios comunes para que todos se sientan cómodos. Designa un espacio en su oficina donde deben ir todos los artículos entrantes para su negocio. Por ejemplo, si recibe documentos en papel importantes con regularidad, como facturas, considera un organizador de archivos de escritorio. Por lo general, tienen de tres a cinco bandejas que puede usar para priorizar u organizar archivos. Los cables de los ordenadores, impresoras y otros aparatos pueden dejar a los escritorios convertidos en unos nidos desastrosos por lo que es idea dedicar un tiempo para ponerlos en orden usando unas bandejas de cables debajo de las mesas. Ordenen también los escritorios, evaluando que realmente utiliza cada trabajador. En este caso menos es más: menos objetos en la mesa es más organización. También debe reservar 10 minutos por semana, tal vez al final del día el viernes, para ordenar su escritorio. Coloque sus documentos en el área designada, deseche cualquier papel de borrador o basura innecesarios, lleve sus platos sucios a la cocina, etc. De esta manera, puede comenzar de cero y sentirse organizado la próxima vez que ingrese a su oficina. Si todo el equipo sigue estos simples pasos serán todos más efectivos y será mejor el organizar una empresa pequeña
  2. Escriban una lista de tareas pendientes para el día siguiente (y úsala): La lista de tareas es el lenguaje universal en el mundo de la organización empresarial. El problema es que pocas personas realmente hacen un seguimiento de sus listas. ¿Qué sentido tiene escribir listas de tareas pendientes si no las usa como referencia para tus prioridades laborales? Aquí hay algunos consejos que lo alentarán a mantenerse al día y alcanzar la organización de una empresa pequeña: Anote todo lo que se necesita hacer (no tiene que estar en ningún orden en particular, simplemente profundice en su flujo de conciencia y anote las tareas a medida que se le ocurran). Agrupe las tareas relacionadas que podrían completarse juntas o en el mismo bloque de tiempo. Numere su lista de acuerdo con el nivel de prioridad y reorganice según sea necesario. Sugerencia: las personas a menudo confunden las tareas que requieren mucha cantidad de tareas como más importantes que las tareas que requieren mucha calidad. Nada mas lejos de la verdad. La prioridad debe basarse en un sistema combinado de sensibilidad temporal, productividad y correspondencia. Por ejemplo, si completo la tarea A, podré completar las tareas B y C en menos tiempo y con menos esfuerzo, por lo que la tarea A debería ser la primera orden del día. Cree listas de tareas más pequeñas debajo de viñetas de tareas más grandes. Esto lo ayudará a coordinar la finalización de un proyecto específico y lo alentará a continuar trabajando hacia su objetivo más amplio. Marque las cosas a medida que se completen. Sentirá una sensación de facilidad y logro cuando visualice y ayudará al equipo a mantenerse satisfecho por el logro de la organización de empresa pequeña. Estas listas no se tienen que hacer en papel, el asignar cada tarea en una app compartida por el equipo hará el proceso mucho más sencillo.
  3. Contrata un asistente virtual: Si te reúnes con el equipo y acuerdan que la falta de organización en una empresa pequeña se debe a la falta de tiempo, considera contratar a un asistente virtual. Las tareas mundanas y repetitivas pueden chuparte la energía. Sin embargo, deben hacerse para mantener su negocio en funcionamiento. Un asistente virtual permitirá que todos en la empresa se concentren en sus tareas mientras otra persona se encarga de otros detalles como hacer la presentación, programar las citas, entre otros. Aunque pienses que esto podría ser un gasto, en realidad es una inversión ya que ayudará a la organización de una empresa pequeña y todos tendrán tiempo para hacer lo más importante y ayudar a hacer crecer el negocio.
  4. Integre la nube en todas sus herramientas: ¿Alguna vez una computadora murió y perdió archivos importantes? ¿Alguna vez necesitó un documento, una presentación o una hoja de cálculo mientras estaba de viaje o en una reunión? ¿Quiere que sus archivos estén perfectamente sincronizados en todos sus dispositivos, desde su computadora portátil a su teléfono inteligente? Obtener sus archivos en la nube los mantiene seguros y accesibles, en cualquier momento y en cualquier lugar. Únase al 82 por ciento de las empresas que tienen una estrategia en la nube con herramientas como Dropbox y Google Drive, todas tienen versiones gratuitas y funcionarán en su computadora y dispositivos móviles. Por lo tanto, no importa dónde se encuentre o qué dispositivo esté utilizando, puede acceder a los archivos que necesita.