Los mejores tips para lograr reuniones efectivas de trabajo

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Sin importar el sector en el que te desempeñes, en algún momento será necesario que realices una reunión. Estos encuentros tienen como objetivo aumentar la productividad, iniciar nuevos proyectos o compartir ideas. Sin embargo, muchas veces nos vemos atrapados en medio de reuniones improductivas, en realidad, un estudio demostró que más del 50% de los trabajadores aseguran que las reuniones son la principal pérdida de tiempo en el trabajo.

Por esto, es importante aprender a realizar reuniones efectivas de trabajo, con una buena organización del tiempo, logrando alcanzar los objetivos. Ante esto, te presentamos los mejores tips para lograr reuniones efectivas de trabajo.

  1. Establecer un objetivo: Para lograr reuniones efectivas de trabajo se debe establecer el objetivo del encuentro, ya sea la generación de nuevas ideas, la recopilación de información o toma de decisiones. Si no está seguro de lo que se quiero lograr en el encuentro, probablemente no sucederá. Tener una agenda y objetivo claro es esencial para las reuniones efectivas de trabajo. No estamos hablando de reuniones sociales, sino de encuentros de trabajos orientados a objetivos, por lo que puede informar antes a los asistentes de lo que se desea lograr y evitar confusiones.
  2. La preparación es clave: siguiendo con la necesidad de un objetivo, el informar sobre lo que se quiere lograr también ayuda a todos los asistentes a estar preparados. Para reuniones efectivas de trabajo todos los asistentes deben tener la información necesaria. Por esto, antes del encuentro se debe informar sobre los temas a tratar, los objetivos, las personas que abordarán cada tema, la hora y lugar del encuentro, además de cualquier información que considere necesaria. Si se realizan preguntas de seguimiento, se debe contar con la información necesaria para poder aprovechar al máximo el tiempo.
  3. ¿Mientras más mejor?: Algunas personas piensan que una reunión será mejor mientras más personas asistan. La realidad es que si buscamos reuniones efectivas de trabajo debemos preguntarnos ¿todas estas personas realmente necesitan acudir a la reunión? Muchas veces se puede realizar un encuentro con un grupo reducido y luego enviar un resumen breve al resto del equipo, mejorando la efectividad y evitando confusiones en el encuentro. En la mayoría de las reuniones el objetivo es tomar decisiones, no compartir información, por lo que se puede hacer uso de otras herramientas como el correo electrónico. Jeff Bezos, el fundador de Amazon, rige sus reuniones con la regla de las “dos pizzas”: no existen las reuniones efectivas de trabajo con más personas de las que se pueden alimentar con un par de pizzas. Esto permite que la toma de decisiones sea más rápida y que la interferencia grupal no afecte las ideas.
  4. Buscar nuevas ideas: algunas veces, en los encuentros empiezan a verse el cansancio y la falta de las ideas. Para pasar de la poca energía a las reuniones efectivas de trabajo se puede hacer un cambio de ambiente. Tal vez hacer una reunión al aire libre o mientras se comparte un café evite la fatiga. Luego, se puede hacer un seguimiento para conocer si el equipo disfrutó el cambio de ambiente y permitió el nacimiento de nuevas ideas.
  5. ¡Todos a la hora!: no se puede permitir la impuntualidad. Las llegas tardías de los miembros del equipo pueden consumir entre 5 a 10 minutos. Las reuniones efectivas de trabajo se diferencian ya que todos los asistentes están a tiempo y listos. Además, el retraso injustificado demuestra una falta de respeto para el equipo. En caso de que alguna persona no llegue a la hora acordada, es recomendable iniciar el encuentro, respetando a la mayoría que llegó a tiempo. Algunas empresas han desarrollado un sistema creativo: todas las reuniones inician en horas extraña, por ejemplo, en lugar de iniciar a las 8:30 am lo hacen a las 8:48 am. Esto hace que nadie olvide la hora.
  6. Siempre mantenga el enfoque: en los encuentros, siempre habrá una o más personas que suelen perder el enfoque de la reunión hablando de otros temas. Aunque, esto no ocurra desde una mala intención, se debe tener mucho cuidado. Las reuniones efectivas de trabajo deben contar un con líder que se asegure de que las personas se concentren y comuniquen de forma eficiente, asumiendo la responsabilidad de guiar al grupo a los temas asignados. De igual forma, se debe evitar hablar de los mismos asuntos una y otra vez. Es necesario tener pasos de acción concretos y hacer un seguimiento de estos.
  7. El beneficio del stand-up: en medio de las estrategias para lograr reuniones efectivas de trabajo, resalta el “stand-up” o reuniones de pie. Con esto, los asistentes se sienten más comprometidos con el encuentro y buscan la eficiencia. El estar de pie transmite urgencia, aumentando la eficiencia. Aunque puede parecer una opción que no es práctica, es necesario considerarlas