Los gastos hormiga de empresas: cómo hacer para controlarlos

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Los gastos hormiga de empresas son pequeños gastos que realmente no son necesarios, pero los hacemos de forma reiterada y casi sin pensarlo, afectando entonces el presupuesto. Estas pequeñas sumas de dinero se pueden destinar a pequeños lujos o simples compras a las que no prestamos atención y casi pasan desapercibidos en el día a día, sin embargo, en la suma total, suman un gran peso a los gastos del negocio.

Los efectos perjudiciales de los gastos hormiga de empresas consisten en la destrucción de la capacidad de inversión, de correcta planificación e incluso pueden llevarnos al endeudamiento.

Las características de los gastos hormiga de empresas son:

–        Son pequeñas sumas de dinero que a primera vista parecen ser irrelevantes

–        Se repiten constantemente: cada semana o cada mes

–        Muchas veces no se contabilizan con detalle

–        Son evitables, reducibles o sustituibles

–        Al sumarlos, se obtienen cantidades de dinero considerables.

Enfrentar a los gastos hormigas de empresas

Para poder enfrentar a los gastos hormiga de empresa lo primero que debemos hacer es identificarlos: los debemos registrar cada día, sumarlos y calcular el gasto final.  Sin importar que tan pequeño sea, todos los gastos deben quedar registrados. 

Las pequeñas y medianas empresas son las más propensas en ser víctimas de los gastos hormiga. Los gastos hormiga de empresas más populares son:

  • Los snacks en las reuniones: al momento de hacer reuniones, es común que se ofrezca galletas, café o frutas. Muchas veces estos gastos hormiga de empresas suman al año un gasto muy importante. Para evitarlos puedes reducir las reuniones a menos de 30 minutos, evitar realizarlas en horarios de comida: lo mejor es hacerlas en horas de la mañana ofreciendo café y un pequeño snack, que no representen un gran gasto.
  • Los servicios web: muchas herramientas para los negocios y la presencia en web representan gastos innecesarios. Quédate con lo necesario, entendiendo el momento en el que se encuentra tu negocio, por ejemplo, correos de negocio, espacio en la nube o hosting para tu web. Haz una lista de todos estos gastos mensuales y piensa en la verdadera utilidad que le das a cada uno.
  • Oficinas de lujo: en lugar de calcular el alquiler de tu oficina de forma mensual, realiza el cálculo anual. Muchas veces queremos tener una ubicación privilegiada o un gran espacio, cuando no siempre es necesario. Puedes buscar un lugar un poco más alejado, un espacio más pequeño u optar por un coworking y hacer un ahorro importante anual.  
  • Papelería: la compra de papelería para a ser algo sin mucha importancia, pero estos gastos pueden consumir muchos recursos del negocio. Piensa en los toners de las impersoras, las hojas blancas, etc. Lo ideal es que una persona se encargue de la administración de los suministros de papelería y observar el uso de los mismos para que sea el adecuado.
  • Las celebraciones: algún cumpleaños, aniversario o fecha especial suele conllevar a la compra de alguna comida para compartir o un pequeño obsequio para el personal. Siempre será recomendable tener consideraciones con todo el equipo de trabajo y hacer el ambiente de equipo el más agradable para que todos se sientan miembros de la compañía, pero puede ser que los gastos hormigas de empresas se vayan en demasiadas celebraciones en el año. Es mejor mantener atención en estos gastos y que se mantengan acorde con las posibilidades de tu negocio. Piensa que en el inicio de tu empresa no será la mejor decisión gastar en una cena en un restaurante de lujo para tus empleados. La mejor decisión siempre será la reinversión, no los gastos innecesarios.
  • Transporte: muchas veces las empresas llegan a un acuerdo con alguna empresa de taxis para que los viajes de los empleados sean pagados por una cuenta de la empresa. Recuerda que este es un lujo que solo debe ser usado cuando sea necesarios. Se debe tener cuidado del buen uso de este recurso y solo es recomendable cuando las personas deben hacer alguna actividad laboral fuera del horario de trabajo o muy lejanos.
  • Los viáticos: si es necesario que miembros del equipo realicen viajes, se le debe dar una cantidad para que cubra sus gastos durante este tiempo. Lo importante es otorgar una cantidad adecuada y que se mantenga un control de lo que esa persona gastó. La mejor decisión es dar una cantidad concreta que una cuenta abierta (como una tarjeta de crédito) al trabajador.
  • Los gastos de agua y luz: al igual que hacemos en casa, debemos tener control de los gastos en servicios. Muchas veces pensamos en estos pagos de forma mensual, pero lo mejor es adaptar una política de empresa para el no desperdicio de los recursos. También se pueden hacer pequeños cambios que pueden bajar los pagos por ejemplo la instalación de focos ahorradores o el asegurarse que todos los equipos estén apagados al abandonar la oficina.