Trabajar más tiempo no quiere decir que se trabaja mejor. Muchas personas pasan horas y horas dedicados y no alcanzan los objetivos, mientras que otros, en poco tiempo, terminan todas las tareas. ¿Por qué ocurre esto? Todo tiene que ver con la organización y la productividad. Ser más productivos se traduce en aprovechar al máximo el tiempo.
Trabajar horas extras solo es beneficiosos cuando es necesario, pero se puede llegar a convertir en un mal hábito que afecta la productividad y la salud. El trabajar más horas al día de lo estipulado quiere decir que no existe una organización correcta, en lo personal y de forma corporativa, por lo que hemos recopilado algunos consejos para ser más productivo.
A despertar temprano: el estar activos desde temprano es excelente para ser más productivos. Si llegas de primero a la oficina o empiezas con tus tareas a primera hora de la mañana, lograrás ser más eficiente ya que no tendrás distracciones, como llamadas telefónicas o reuniones, por lo que tu concentración será máxima.
Planificación: la clave para tener una jornada efectiva es la organización. Es una tarea que te puede tomar unos 20 minutos del día, pero que dará excelentes resultados. Una buena agenda de trabajo te ayudará a priorizar los pendientes y culminar lo que necesitas en el tiempo indicado. Además, una planificación eficiente te llevará a tener una mejor visión global y lograrás ejecutar tácticas para mejorar tu desempeño.
Lo difícil primero: muchas veces damos prioridad a aquellas tareas que estimamos como sencillas, sin embargo, esto no es beneficiosos. Lo mejor para ser más productivos es enfrentarte a las tareas más complejas lo más pronto posible. Al empezar el día, tus niveles de concentración son más alto y tienes más energía, por lo que puedes resolver los problemas más complejos con mayor eficacia y rapidez.
Además, te sentirás más relajado ya que lo más tedioso de la jornada está terminado.
Un problema a la vez: uno de los problemas más comunes es la sensación de agobio al intentar solventar demasiados problemas al mismo tiempo. Muchos piensas que es una ventaja el poder hacer varias cosas al mismo tiempo, pero no es verdad. Te debes enfocar totalmente para poder resolver los problemas o para planear tus próximos proyectos. El ser más productivo quiere decir que dedicas tu atención a un solo problema o tarea, lo que te hará culminar todo más rápido. Evita distracciones y guíate por tu agenda.
El descanso no es malo: muchas veces, el momento de descanso parece ser algo negativo y nada está más lejos de la realidad. Para ser más productivo, planifica tu día con tiempos para el descanso. Tu cuerpo y tu mente necesita “recargar energías” en estas pausas. El descanso no es una pérdida de tiempo, al contrario, puedes utilizar este tiempo para dedicarte a otras tareas y generar un “descanso útil”, por ejemplo, lee las noticias, sal a caminar, ten una agradable conversación. La idea es que logres hacer un “reset” en este tiempo, sin sentirte culpable o molestando al resto del equipo.
No temas decir que no: para concentrarte realmente en algo tendrás que rechazar algunas tareas. Para ser más productivo tienes que aprender a decir que no, de lo contrario tendrás una lista infinita de tareas pendientes que ocuparán todo tu tiempo y no dejarán espacio a lo realmente importante. Esto te generará pocos beneficios. Mantente dentro de tu planificación y di que no a lo que debas. Si lo haces de forma agradable y explicando tus razones, el equipo te entenderá.
Sin orden no hay avance: el orden es fundamental a la hora de buscar ser más productivo. Pero no solo hablamos de tu escritorio, sino también de tu ordenador. Los correos pendientes, documentos abiertos… generan que se construya un ambiente tan desordenado que pierdas tiempo buscando un papel o un archivo. El asunto no es que sea estéticamente correcto, sino que facilite tu desempeño y estimular tu creatividad. El momento del trabajo debe ser agradable y está en tus manos lograrlo.
El vicio de la disponibilidad: gracias a las nuevas tecnologías, ahora estamos conectados 100%. Con las redes sociales, el correo electrónico, la mensajería… nos hace permanecer en constante contacto con el equipo, esto es muy positivo, si sabemos como manejarlo. Ser más productivo no quiere decir estar en constante contacto, en realidad puede transformarse en un enemigo de tu eficiencia. Al estar siempre disponible, no solo no logras desconectar en tu tiempo libre, sino que te distraes constantemente durante tu jornada de trabajo.
La magia de delegar: ser más productivo no quiere decir que tengas que hacerlo todo tu. Si delegas las tareas no solo permitirás el crecimiento del equipo, sino que será una inversión, ya que dedicarás tu tiempo a aquellas cosas más importantes. Las tareas más grandes siempre se pueden dividir: si tienes una tarea muy grande y complicada y no sabes como empezar, divídela en pequeños pendientes. Si cada día hacer un poco, agendado cada una según el tiempo con el que cuentes, tendrás menos estrés y se te hará más sencilla la labor.
