Efectivo e inteligente: la mejor gestión de tiempo en el trabajo

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Casi todos hemos experimentado en algún momento problemas con la gestión de tiempo en el trabajo: no logras cumplir los plazos, las horas no te alcanzan, debes saltarte tu hora de descanso, te vas tarde a casa.

Este escenario no es extraño: te topas con el tráfico y llegas a tu escritorio ya frustrado con el mundo. Intentas acabar con ese importante proyecto, pero te das cuenta que tienes reuniones consecutivas hasta el mediodía…. Finalmente sales de la última reunión y comienzas a leer correos electrónicos cuando te llevan a una reunión con el vicepresidente. Tiene una solicitud de última hora para ti. “Solo debería tomar una hora”, dice… otro día que no logras alcanzar tus objetivos.

Por esto, te traemos los mejores consejos para la gestión de tiempo en el trabajo para que tus horas de productividad las distribuyas de manera efectiva e inteligente.

El momento de la autoevaluación

Si va a optimizar su gestión de tiempo en el trabajo, primero debe averiguar a dónde va el tiempo. Intente registrar diligentemente su tiempo durante una semana mediante el seguimiento de sus actividades diarias. Esta auditoría le ayudará a determinar cuánto puedes lograr de manera factible en un día, identificar a los “quita tiempo” y concentrarse en las actividades que proporcionen los mayores beneficios.

A medida que realice esta auditoría de tiempo, quedará bastante claro cuánto de su tiempo se dedica a actividades improductivas. Además, obtendrá una idea más precisa de cuánto tiempo le llevan ciertos tipos de tareas y puede ayudarlo a determinar el momento del día en que es más productivo; de esa manera, sabrá cuándo trabajar en los proyectos que requieren mayor concentración y creatividad.

¡A crear un horario!

Un paso crucial para la gestión de tiempo en el trabajo es organizar el día. Ni siquiera intente comenzar la jornada sin una lista organizada de tareas pendientes. Antes de salir del trabajo por el día, cree una lista de las tareas más urgentes para el día siguiente. Este paso le permite ponerse en marcha tan pronto como llegue a la oficina.

Poner todo en papel evitará que te quedes despierto por la noche dando vueltas y vueltas a las tareas que pasan por tu cerebro. En cambio, su subconsciente se pone a trabajar en sus planes mientras duerme, lo que significa que puede despertarse por la mañana con nuevas ideas. En caso de que no pueda hacerlo el día anterior, escriba su lista a primera hora de la mañana.

¡A priorizar!

A medida que organiza su lista de tareas pendientes, la priorización es clave para una gestión de tiempo en el trabajo. Empiece por eliminar las tareas que no debería realizar en primer lugar. Luego, identifique las tres o cuatro tareas más importantes y hágalas primero; de esa manera, se asegurará de terminar las tareas esenciales.

Evalúe su lista de tareas pendientes y asegúrese de organizarla en función de la importancia de una tarea en lugar de su urgencia. Tendemos a dejar que lo urgente domine cuando realmente deberíamos centrarnos en actividades que respalden nuestros objetivos.

Agrupar tareas

Para la gestión de tiempo en el trabajo puede ahorrar tiempo y energía al ordenar las tareas similares. Por ejemplo, cree períodos de tiempo separados para responder correos electrónicos, hacer llamadas telefónicas, archivar, etc. No responda correos electrónicos y mensajes a medida que llegan, ya que hacerlo es una distracción. Apague el teléfono y las notificaciones por correo electrónico para eliminar por completo la tentación de consultar en un momento no agendado.

Lo malo del multitasking

Huya de la tentación de realizar múltiples tareas al mismo tiempo. Este es uno de los consejos de gestión de tiempo en el trabajo, pero puede ser uno de los más difíciles de seguir. Concéntrese en la tarea que tiene entre manos y bloquee todas las distracciones. Al tratar de ser “multitasking” solo pierde el tiempo y disminuye la productividad al cambiar de una tarea a otra.

Del mismo modo, no se sienta abrumado por una lista de tareas muy larga. El estrés no lo acortará, así que inhale, exhale y hágalo una tarea a la vez.

Establecer límites de tiempo

Parte de la creación de su horario debe implicar establecer límites de tiempo en las tareas en lugar de simplemente trabajar hasta que estén terminadas. Las listas de tareas son geniales y maravillosas, pero pueden ser inútiles en la gestión de tiempo en trabajo si no establecemos límites de tiempo.

Si está buscando establecer un ritmo constante en su flujo de trabajo, la Técnica Pomodoro puede ayudarlo a marcar su lista de tareas pendientes en partes de 25 minutos, tomando descansos cortos entre cada período y un descanso más largo después de completar cuatro. Esta técnica equilibra un enfoque en el trabajo con descansos frecuentes, lo que reduce la tensión mental y mantiene la motivación.