El reto de dirigir equipos a distancia: así puedes lograrlo con éxito

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Cada día es más popular el contar con un equipo que trabaje desde varias locaciones. Ya sean distintas oficinas o desde casa, ya incluso grandes empresas como Facebook y Twitter cuentan como parte de su plantilla a empleados remotos.

Estos nuevos entornos laborales hacen más necesario que nunca que se establezca un buen sistema para dirigir equipos a distancia, para reclutar y mantener a una plantilla eficiente.

Ante esta nueva realidad, te presentamos los elementos que debes tener en cuenta si quieres dirigir equipos a distancia de forma exitosa.  

Atención a las contrataciones

El contar con trabajadores remotos presenta increíbles beneficios: no está limitado por la geografía, que puede darle acceso a una gama más diversa de candidatos, y puede contratar basándose únicamente en el talento. Pero esto también hace que se deba modificar el sistema de selección de los candidatos: tenga en cuenta que sean personas acostumbradas al trabajo remoto, con un buen sentido de la responsabilidad y del manejo del tiempo. Para dirigir equipos a distancia debe contar con un equipo de profesionales que pueda realizar sus tareas diarias sin constante vigilancia y que puedan realizar sus tareas de forma efectiva e independiente.

El camino al éxito

Dirigir equipos a distancia significa aumentar lo que ya hacen los buenos gerentes, es decir, asegurarse de que todos sientan que están en el camino del éxito. Para esto es necesario que se tengan claras las expectativas y los objetivos, además de los plazos y los planes de los proyectos. Sin instrucciones claras, el equipo no sabrá como llegar a la meta en común. De igual forma, al dirigir equipos a distancia se debe ser más empático, ya que cada persona manejará su carga de trabajo de forma particular. No está de más al dirigir equipos a distancia preguntar a los trabajadores como manejan el trabajo, si se sienten cómodo en la comunicación de las instrucciones, entre otros.

No importa el reloj: atento a los objetivos

Al dirigir equipos a distancia se debe tener en cuenta que los trabajadores son los dueños de su tiempo: mientras algunos podrían tomare un tiempo de descanso a la hora de la comida, otros podrían tener un tiempo para sus niños en la tarde. Lo mejor es hacer un plan basado en los objetivos y no en las horas. Para dirigir equipos a distancia puede dividir los proyectos en entregables a corto y largo plazo, con sistemas claros para comunicar quién los está ejecutando. Con esto se da a cada persona la capacidad de gestionar su vida laboral. Con excepción de los acuerdos para reuniones de equipo, cada persona puede elaborar su propio plan de trabajo.

No se niegue a una reunión en “la vida real”

No descarte la posibilidad de encuentros fuera del ambiente online. En caso de que sea necesario y posible puede organizar un encuentro para tratar algún tema de trabajo o para conocerse. El dirigir equipos a distancia puede ser una tarea complicada, por lo que conocer al equipo como personas formará una base estable sobre la cual podrá construir la relación a distancia.

¿Mail, zoom o chat?

Al igual que en la “vida real”, cada tema o acuerdo tiene su contexto. Algunos temas los querrá abordar en una reunión en Zoom, en otros un mail bien estructurado será la mejor opción o en otros casos un chat en vivo será lo ideal.

Frecuentes y breves

Las comunicaciones breves y frecuentes son clave para dirigir equipos a distancia para mantener la productividad de los equipos y evitar errores. Por otro lado, las interrupciones aleatorias nunca son buenas para la productividad o la moral. Por esa razón, lo mejor es ceñirse a un horario de comunicación ligero pero rutinario. Saber que habrá un tiempo para discutir sugerencias, ventilar los desacuerdos y ponerse al día con los desarrollos promoverá la confianza y el trabajo en equipo, y hará que todos sean más productivos.

Cuidado con el tono

Los mensajes de texto, especialmente los cortos, a menudo se pueden leer de formas muy diferentes en función de nuestros propios prejuicios e inseguridades personales. El tono emocional falta en gran medida en los mensajes de texto y mails, y nuestro cerebro no tiene más remedio que llenar los vacíos. El problema ocurre cuando lo hacemos sin darnos cuenta de que lo estamos haciendo. A menos que seamos conscientes, nuestra interpretación adquiere el poder de los hechos y esto afecta nuestro juicio sobre la motivación, el compromiso, las prioridades y la actitud de las personas. Siempre es una buena idea hacer una pausa y considerar si es posible que esté malinterpretando el tono. También es importante prestar mucha atención al tono de sus propios mensajes y tratar de asegurarse de que se transmita con claridad. Al dirigir un equipo a distancia es importante asegurar que el tono se entienda para evitar malentendidos.