El organizar grupos de trabajos eficaces puede ser la diferencia entre un proyecto exitoso y uno destinado al fracaso. Sin importar el sector en que se desempeñe o el tamaño de su empresa, la creación de grupos de trabajos eficaces es fundamental.
Los grupos de trabajos eficaces están usualmente creados por personas de diferentes áreas y con distintas fortalezas, con un problema claro a resolver. Los grupos de trabajos eficaces pueden tener objetivos muy específicos y se disuelven después de unos meses, otros se mantienen durante varios años y evolucionan con el tiempo.
¿Cómo se identifican los grupos de trabajo eficaces?
Los grupos de trabajos eficaces son aquellos que se centran en el desarrollo y el logro de objetivos y propósitos comunes. Por esto, se espera la participación de todos, discutiendo las diferencias y necesidades. De igual forma, en los grupos de trabajo eficaces se apoyan y comprenden las fortalezas y debilidades de todos los miembros.
Establecer una meta clara
Para que los grupos de trabajos eficaces sean realmente efectivos se debe tener un objetivo bien definido. Dado que los problemas que está abordando pueden ser amplios y confusos, tener un objetivo explícito también puede ayudar a decidir qué es y qué no es responsabilidad del grupo. Crear alineación sobre cuál es el objetivo lo ayudará a evaluar si el grupo tiene éxito en el futuro. Una vez que tenga una meta, es necesario que todos la comprendan.
Definir la forma de operar
Los grupos de trabajo eficaces deben tener reuniones programadas regularmente o sesiones de trabajo colaborativo para verificar el progreso, responder preguntas y planificar el trabajo futuro. Reunirse con regularidad ayudará a recordar a los miembros del grupo las responsabilidades y les dará a todos un tiempo frente a frente entre sí. Si hay alguna urgencia en el trabajo o muchas piezas más pequeñas de las que realizar un seguimiento, incluso podría ser útil agregar un encuentro semanal para los controles de estado.
Además de las reuniones regulares, debe haber formas para que los miembros del grupo se comuniquen entre sí entre reuniones. Por ejemplo, se puede crear un grupo de Google y un canal de Slack para una comunicación amplia e informal. Estos también son canales útiles para que cualquier persona ajena al grupo con una pregunta se ponga en contacto con los miembros del grupo de trabajo. Utilice todas las herramientas de comunicación y proceso que tenga a su disposición para preparar a su grupo para el éxito.
Comunicación efectiva y transparente
Dado que los problemas que se estás resolviendo pueden abarcar a toda la organización, es probable que otras personas fuera del grupo se involucren mucho en el trabajo que hace el grupo. Para asegurarse de que el grupo no esté trabajando en una burbuja o duplicando el trabajo, encuentre formas de compartir ampliamente el progreso, obtener comentarios y operar de manera transparente.
Los grupos de trabajo eficaces utilizan distintas formas de comunicación interna y externa como canales de Slack, grupos de Google, actualizaciones semanales por correo, reuniones abiertas y encuestas.
Celebre las victorias
Los grupos de trabajo eficaces se enfrentan a desafíos constantes, por lo que se deben celebrar todas las victorias durante el proceso. Los correos electrónicos de todo el equipo son una forma de baja inversión para compartir el progreso y dar agradecimientos a los miembros del grupo de trabajo. Las reuniones periódicas del equipo pueden ser una oportunidad para dar un vistazo rápido al grupo de trabajo y una descripción general de su progreso. Independientemente de las prácticas de reconocimiento, asegúrese de que su grupo se tome el tiempo para celebrar los logros.
Definir las tareas y dividirlas
Los equipos de trabajos eficaces pueden enfrentarse a grandes proyectos, por lo que es necesario decidir sobre tareas específicas y asignarlas a individuos o subgrupos. Asegúrese de tener claras las tareas de los demás para evitar duplicaciones. Asegúrese de que cada miembro del grupo tenga la responsabilidad de su tarea con una fecha límite acordada. Una vez que haya decidido las tareas y roles, es vital que organice reuniones periódicas para revisar su progreso y decidir qué dirección debe tomar su trabajo a continuación. Cada miembro debe asistir a estas reuniones.
Considere una línea de tiempo para su proyecto, esto es particularmente importante para proyectos más largos: Establezca fechas para la finalización de tareas específicas.
Establezca los liderazgos
Los equipos de trabajos eficaces cuentan con líderes eficaces, ya que ellos serán la influencia de empujar a trabajar de forma exitosa en las actividades grupales e individuales.
El tipo correcto de liderazgo no significa imponerse de manera autoritaria. Significa fomentar la confianza a través de la transparencia y un enfoque honesto. Un buen líder tiene una visión global, delega tareas y responsabilidades, comunica las metas de forma clara y es honesto y agradable.
