Organizar vacaciones en pequeñas empresas suele ser un dolor de cabeza. Para los propietarios de las PYMES y jefes, tomarse unas vacaciones, al menos una en la que no pase todo el tiempo atado a su teléfono inteligente o computadora, puede parecer casi imposible. Además, organizar todas las vacaciones en pequeñas empresas y lograr cumplir con las obligaciones profesionales durante todo el año parece ser misión imposible.
Ante este problema recuerde que no está solo. Según un estudio publicado por Ondeck Capital, solo el 57% de los propietarios de pequeñas empresas planeaban tomarse unas vacaciones. Además, un informe publicado por la compañía de software de contabilidad Xero encontró que el 85 por ciento de los propietarios de pequeñas empresas admiten trabajar durante las vacaciones, y el 60 por ciento se registra de manera proactiva al menos una vez al día.
El objetivo tampoco es que en las vacaciones en pequeñas empresas los trabajadores pasen sus días libres atentos al ordenador y al móvil. Al contrario, la organización es necesaria para que todos puedan descansar y desconectar.
La buena noticia es que el ser responsable o miembro de una PYME tiene por qué impedirle tomarse unas vacaciones y disfrutar del tiempo fuera de su pequeña empresa.
Las vacaciones en pequeñas empresas se preparan con anticipación
Prepare su negocio con anticipación para las vacaciones en pequeñas empresas. La clave para hacer de las vacaciones un verdadero placer es preparar a los clientes y a todos los empleados.
Si tiene clientes individuales que trabajan con usted, avíseles con anticipación sobre su programa de vacaciones y que no estarán disponible para hacer su trabajo durante sus vacaciones.
Si tiene clientes que tienden a esperar hasta el último momento para hacer el trabajo, dígales que se estarán planeando unas vacaciones. De esa manera, no tendrá que lidiar con sus solicitudes de último momento cuando quiera empacar y prepararse para partir. Dígales que también volverá al trabajo dos o tres días después de su regreso. Hacerlo le dará tiempo para ponerse al día y volver al ritmo de las cosas antes de tratar con clientes y nuevos problemas.
No programe nada para que salga “en vivo” (es decir, un nuevo sitio web, un rediseño importante del sitio web, un gran envío de correos, una gran campaña publicitaria) justo este es el peor momento para organizarlo al tiempo que se realizan vacaciones en pequeñas empresas. La razón: no querrás estar lidiando con problemas o errores de última hora cuando estés a punto de subir al avión, o cuando la familia te esté esperando para que te subas al auto para que puedas comenzar a explorar el parque. Así evitará llamadas de emergencia a los empleados y todos estarán tranquilos en sus días libres.
Asegúrese de tener todos sus contactos importantes y sus números de teléfono en un solo archivo. Comparta este archivo con todos los miembros del equipo, para en caso de que falte alguien, cualquier otra persona pueda dar una respuesta rápida. También puede ser útil tener una copia en papel.
Puede también tener esta lista a mano cuando este en sus días libres. Tener esta lista disponible le ahorrará tiempo si necesita comunicarse con alguna de estas personas para manejar una emergencia mientras está fuera.
La preparación del equipo es fundamental
A lo largo de los años, cualquier jefe o responsable de una PYME habrá aprendido que si hay algo en su oficina que pueda averiarse o salir mal, lo hará mientras no esté. Si la conexión a Internet de la oficina se va a cortar, sucederá cuando usted no esté. Si su sitio web va a dejar de funcionar, lo hará mientras no esté. A la par del curso, están las averías de los equipos, los problemas de envío que enfurecen a su cliente más importante y casi cualquier otra cosa que requiera atención urgente.
Por esto es necesario que todo el equipo está preparado antes y después de organizar los días de descanso. Realice una planificación para que los empleados compartan sus responsabilidades y cada uno tenga un “back up”. Al organizar las vacaciones en empresas pequeñas la preparación y el compartir los conocimientos es clave. A partir de allí se pueden acordar las fechas.
Lo que puede salir mal
Haga una lista de todas las cosas que pueden salir mal y como solventarlas. Por ejemplo describa los pasos a seguir si alguna de las computadoras no se enciende por la mañana, cuándo pedir ayuda y a quién llamar. Qué hacer si se interrumpe la conexión a Internet, incluido dónde estaban el enrutador y el cable módem, qué buscar, cómo restablecerlos y cuándo llamar a la compañía de cable para pedir ayuda. Qué hacer si el sitio web de la empresa parece estar caído; cómo estar seguro (es decir, que es realmente el sitio web el que está caído y no la conexión a Internet de la oficina) y a quién llamar para solucionar el problema y solucionarlo…. Incluya los detalles y piense en todos los escenarios para evitar una crisis.
